طريقة عمل جدول حسابات محل
طريقه عمل جدول حسابات محل، يرى البعض أن المحلات التجارية لا تحتاج إلى نظام محاسبه مثلها مثل الشركات الكبرى وقد يكتفى ببرنامج محاسبه للبيع العادي أو عن طريق الطريقة التقليدية وهي الدفاتر المحاسبية وهذا طبعًا غير صحيح.
فالمحلات التجارية لابد وأن يكون لها نظم محاسبيه تنظم لها عمليه البيع والشراء، وتسهل على أصحاب المحلات معرفه وكيفية إدراه المحل بسهوله دون عناء، عن طريق معرفه حسابات العملاء والموردين الذين تتعامل معهم.
ومعرفه تفاصيل جميع المنتجات والبضاعة الموجودة داخل المحل، فكثيرًا ما يتعرض صاحب المحل إلى السرقة عند تزاحم الأعداد، وخاصه في المناسبات والأعياد، التي يقبل فيها الأفراد على شراء مستلزماتهم، فاذا التزم صاحب المحل بوضع نظام محاسبي سليم فسوف يتفادى هذه المشكلة ويتسنى له معرفه كل ما لديه من البضاعة داخل المحل.
نموذج الحسابات اليومي
وهو عباره عن سجل يتم تسجيل العمليات الحسابية فيه بشكل يومي تمهيدًا لترحيلها إلى دفتر الحساب الرئيسي.
وهذا الدفتر يتكون من حسابين هما حساب المدين وحساب الدائن ولابد من الالتزام ببعض الأشكال لهذا الدفتر وهي:
- المدين: في هذا البند يتم تسجيل كل ما هو مدين سواء كان مدينًا واحدًا أو عده مدينون.
- الدائن: يتم أيضًا تسجيل كل بيانات الدائن سواء كان دائنًا واحدًا أوعده دائنين.
- البيان: وهو توضيح نوع القيد لكل من الدائن والمدين.
- رقم القيد: هو الذي يتم فيه تسجيل القيد بأرقام متسلسله حتى يمكن الرجوع إليه بسهوله.
- رقم المستند: ويسجل فيه رقم العملية المحاسبية مثل: أوراق القيد أو أوراق الدفع.
شاهد أيضًا: ما الفرق بين debit و credit في المحاسبة
وهنالك أيضًا نماذج لدفاتر الحسابات اليومية وهي:
- يوميات عامله.
- يوميات مشتريات.
- يوميات مدفوعات.
- يوميات مبيعات.
- يوميات تسويات.
وتعتبر هذه اليوميات هي الأكثر استخدامًا وانتشارًا في المجال التجاري.
أهمية نموذج الحسابات اليومية
يعتبر هذا النموذج للحسابات اليومية هو أساس العمليات الحسابية، وقد يقوم عليه بعض العمليات الأخرى، مثل ترحيل الحسابات ومراقبه العمليات الحسابية المختلفة.
بجانب أنه المرجع اليومي للكثير من العمليات المحاسبية اليومية، ويساعد في تحديد خطه العمل اليومي، ويعتبر هو الأساس الذي يقوم عليه إدارة المحل اليومية، ويعتبر هذا السجل يساعد في اتخاذ القرارات الخاصة بإدارة المحل.
ولابد من القيام بالتسويات الجردية، لجميع الأصناف التي توجد داخل أي محل تجاري بصفه يوميه.
وهذا عمل مرهق جدًا إذا لم يتوفر برنامج حسابات دقيق يمكن الرجوع إليه ومعرفه المخزون الموجود بالمخازن والمحل.
لكي يتمكن التاجر من معرفه ما إذا كان يحتاج لبضاعه جديده أم لا، وأيضًا من الصعب جدًا أن يكتشف أو يثبت أن أحد موظفيه قد قام بالسرقة من المخزون إلا بالتدقيق للحسابات المدونة.
ويساعد أيضًا في المقارنة بين الكميات الموجودة في المحل والكميات الفعلية الموجودة في المخازن لسد النقص أول بأول وتلبيه احتياجات الزبائن بصوره مستمرة، وأيضًا لابد من استعمال شاشه المبيعات التي دائمًا تكون سهله وبسيطة.
يكون استخدامها عن طريق إدخال الصنف المباع ومعرفه الكود الخاص بالمنتج ويتم ربط الأنواع المتشابهة مع بعض، كما تسهل عمل مقارنه يوميه أو أسبوعيه أو شهريه أو سنوية، تساعد على تقيم للفترات التي تم تحقيق فيها مبيعات بشكل كبير وبنسبه عالية أو انخفاض في حرجة البيع.
برامج حسابات المحل
قد يتيح هذا البرنامج الاحتياجات والمتطلبات الكثيرة التي يحتاج إليها أصحاب المحلات وله عده مميزات أهمها:
- إمكانيه تعديل وإضافة كلًا من الزبائن والموردين والموظفين والعملاء والأصناف والحسابات المالية.
- يمكنه أيضًا حذف وتعديل البضاعة الموجودة بالمخازن.
- تصفيه حسابات الدائن والمدين.
- إصدار كشف حساب للزبائن مفصل بالوقت والتاريخ.
- إمكانيه إصدار فاتورة للزبائن
- يمكن إضافة موردين جدد وأصناف جديده ويمكن ترحيل حسابات من حساب إلى آخر.
- ولذلك تعتبر برامج حسابات المحلات ذو أهمية قصوى لأصحاب المحلات.
شاهد أيضًا: قواعد الشراكة التجارية بين طرفين
كيف يمكن أن نبحث عن معلومات في برنامج الحسابات
يمكننا البحث في هذا البرنامج بعده طرق نستعرضها على النحو التالي:
- أن نبحث عن طريق التاريخ، بمعنى أن نضبط التاريخ حتى نتمكن من الرجوع للحسابات الخاصة بهذا التاريخ.
- يمكن البحث عن طريق البار كود لإظهار البيانات وأسعار هذا المنتج.
- البحث بواسطة إيصال البيع وهذا الإيصال يكون بحوذه الزبون إذا أراد استبدال أو استرجاع المنتج.
- عن طريق قفل عرض عمليات البيع بحيث يمكن لصاحب المحل أن يستعلم عن عدد عمليات البيع دون أن يحتاج لفتح البرنامج بل وهو مقفل.
- تتيح البرامج المحاسبية عمل تقارير محاسبيه مثل: كارت حساب أو كارت أرباح وخسائر أو كارت
- تشغيل أو الجرد اليومي للخزنة ومعرفه كافة التفاصيل الخاصة بعمليه البيع والشراء.
- ويقوم أيضًا البرنامج بأكثر من 200 تقرير في آن واحد، خاصه عمليات البيع والشراء والحركة البنكية وحركه المخازن وأعداد الأصناف والمنتجات المتوفرة بالمحل والمخازن.
- برامج المحاسبة تقوم أيضًا بعمل بيانات خاصه بكل عميل.
- والنظام الشخصي بكل عميل سواء كان مورد أو زبون، مع إمكانيه استخدام البرنامج في تحديد نوعيه العميل، إذا كان جمله أو نصف جمله أو قطاعي وتحديد الخصومات الخاصة بكل عميل.
- وفى حاله المرتجعات في المبيعات يقوم البرنامج بإدخالها مباشره إلى المخزن بسعرها ورقمها وتصنيفها. ويمكن أيضًا للبرنامج تحديد الحد الأدنى أو الحد الأقصى لسعر البيع لكل صنف داخل المحل.
- ويوجد في البرنامج في حاله الأقساط أو التحصيلات أو الدفعات، بأن يربط لكل عميل ميعاد القسط أو الدفعة الخاصة به، ويمكنه أيضًا تحويل طلبات البيع في حالات الجملة إلى فواتير وتحديد سعرها في الفاتورة.
- مع إمكانيه حسب قيمه الضرائب الخاصة بكل فاتورة وأخيرًا تحتوي هذه البرامج المحاسبية على أنواع الفواتير المختلفة مثل: الفواتير النقدية وفواتير المبيعات وفواتير المرتجعات وأنواع أخرى كثيره من الفواتير والتنبيه عند الوصل إلى الحد الائتماني الخاص بكل عميل حتى لا يتجاوزه.
شاهد أيضًا: ما الفرق بين زيارة العمل والزيارة التجارية
وفى نهاية هذا المقال نود أن ننصح كل أصحاب المحلات التجارية بأن يستخدموا البرامج المحاسبية في عملهم لضمان سير العملية التجارية في محلاتهم بسهوله ويسر ودون أي تعقيدات أو أخطاء قد تعرضهم إلى خسائر ماديه ولا تنسوا مشاركه هذا المقال مع الأصدقاء والأحباء ليتعرفوا على أهمية عمل جداول المحاسبة ونترك التعليق لكم أسفل المقال.