ما هي طرق تحسين عملية الاتصال

الاتصال هو أحد العمليات التي يتم فيها تبادل الأفكار والمعلومات والبيانات بين فردين أو عدة أفراد عن طريق اللغة أو بعض الحركات أو الرموز المتبادلة.

ولتحسين عملية الاتصال يجب امتلاك بعض المهارات التي سنتعرف عليها في مقالنا تابع معنا لتتعرف أكثر على وسائل تحسين عملية الاتصال.

ما هي طرق تحسين عملية الاتصال

• يوجد العديد من طرق تحسين عملية الاتصال التي تساعد الأفراد القائمين بعملية التواصل في الحصول على تواصل نافعًا يؤدي الغرض ويستفيد منه كلا من المرسل والمستقبل.
• والتواصل الفعال يأتي من تلك المهارات التي يجب أن تكتسبها حتى تستطيع إتمام عملية الاتصال بطريقة صحيحة ولتحسين عملية الاتصال اتبع الآتي:

الإيجاز والفاعلية

• لكي تتمكن من تحسين عملية الاتصال بينك وبين أي شخص يجب أن يكون كلامك أو رسالتك موجزه ولا تطيل على المستقبل حتى لا يشعر بالملل أو عدم الرغبة في استكمال الرسالة التي تتضمن كلامك وبذلك سينقطع الاتصال.
• فيجب أن يكون كلامك أو كتاباتك خاليه من الحشو الزائد أو الكلمات التي تثير الشك أو الريب مثل بصراحة، من الممكن، مثلًا، أو الحشو في الرسالة الصوتية وعدم تكرار الكلام.

شاهد أيضا: عناصر العملية الاتصالية وعوامل نجاحها

الاستغناء عن الحشو الكلامي

ذلك الذي يمكن أن يستبدل بالفواصل وعلامات الترقيم، وإذا كنت تتحدث وجهًا لوجه مع المستقبل فمن الممكن أن تصمت بعض ثواني للاستراحة من الكلام بدلًا من قول كلام لا يفيد، وفي ذلك تقوية لمعنى الكلام وترتيب لكلامك وأفكارك.

عدم التطويل

يجب أن تتجنب الحديث في نفس الموضوع بصورة مطولة إذا كان الحديث يأخذ وقتًا طويلًا فمن الممكن أن تتحدث مع المستقبل في مواضيع متفرعة عن الموضوع الرئيسي وليست مختلفة عن المضمون الرئيسي للموضوع حتى تحصل على اتصال فعال وتجعل مضمون رسالتك فعالة.

تجنب طرح الأسئلة بصورة مستمرة

• ذلك حتى لا يشعر المستقبل بأنه في اختبار لا يستطيع الإجابة على كل أسئلتك وترك مساحة للطرف الآخر من الخوض في الموضوع وطرح أسألته هو الآخر ويشارك معك الحوار.
• فيجب ترك مجال للطرف الآخر للتعبير عن مكنون نفسه حتى يتوازن الحوار بين المرسل والمستقبل، ويكون هناك مجال لكل طرف من الحديث والتعبير عن رأيه الخاص في الحوار أو الموضوع الذي طرحه المرسل.

استخدام الجمل بدلًا من الأسئلة

• يجب عليك استخدام الجمل بدلًا من الأسئلة الكثيرة أي تستبدل بعض الأسئلة بجمل، وذلك حتى تحقق أفضل مجال للتواصل بينك وبين الطرف الآخر تغنيك عن طرح الأسئلة المملة.
• واستخدام الجمل المثبتة يؤدي إلى تفاقم الحوار وجعله أطول فتلك الجمل ستواجهها ردود من الطرف الآخر والتي ستخلق مجالًا آخر للتحاور بدلًا من الحصول على إجابات قصيرة وغير مرضية على سؤال قد قمت بطرحه.

الاستماع الجيد للطرف الآخر

• يعد الاستماع الجيد للطرف الآخر من أهم وسائل تحقيق الاتصال الفعال، لأنه سيساعد المتحدث على استكمال الحوار والتحدث أكثر عن نفسه.
  • كما يجب عليك أيضًا أثناء التحاور أن تغلق هاتفك أو أي وسيلة يمكن أن تتسبب في إلهاء المتحدث من استكمال حديثه سواء إن كنت أنت أم الطرف الآخر.
• كما يجب استخدام لغة الجسد والنظر إلى عين المتحدث واستخدام الإشارات التي تبين أنك متفهم لما يقول وأنك تتابع حديثه.

قد يهمك: عناصر الاتصال المكتوب

مهارات التواصل

• مهارات التواصل واحدة من وسائل تحسين عملية الاتصال وهي قدرات يجب امتلاكها أثناء الحديث بينك وبين أحد الأفراد حتى تستطيع إيصال رسالتك بصورة واضحة للمستقبل وإظهار مشاعرك وتأثرك بتلك الرسالة للطرف الآخر.
• وتختلف تلك المهارات باختلاف وسيلة التواصل بين الأفراد، حيث إن التواصل يمكن أن يحدث وجهًا لوجه أو عبر البريد الإلكتروني أو عن طريق الهاتف، ولكل طريقة منهم مهارة، ومن أشهر أنواع تلك المهارات ما يلي:

مهارات الاستماع الفعّال

• تعتبر مهارة الاستماع من أفضل المهارات التي يجب أن يمتلكها الأفراد، وهي أن تنصت بكل اهتمام للطرف الآخر وتعيره كافة انتباهك، وذلك يريح الطرف الآخر ويجعله يريد التحدث إليك والتحدث عن حياته الشخصية.
• فالأشخاص الذين يستمعون لزملائهم يكتسبون الاحترام والتقدير بين زملائهم، وذلك لأنهم يحترمون مشاعرهم وحديثهم.

استخدام وسيلة الاتصال الصحيحة

• يجب أن تكون قادرًا على استخدام وسيلة الاتصال الصحيحة بينك وبين الطرف الآخر حتى تحقق اتصالًا فعالًا وتقدر على توصيل الرسالة بشكل مناسب.
• فمثلًا إذا كنت تريد التحدث مع أستاذ في كليتك أو دكتور في الجامعة التي تدرس بها فيجب أن تتواصل معه عبر البريد الإلكتروني.
  • وذلك حتى يكون الاتصال مناسبًا، أما إذا كان الاتصال بينك وبين زملائك فمن الممكن استخدام أحد مواقع التواصل الاجتماعي مثل الفيسبوك.

اللطف

• اللطف من السلوكيات الإيجابية التي يمكن استخدامها أثناء حديثك مع الأشخاص الآخرين، وذلك حتى تلطف من شدة الحوار ولا تزعج من يحاورك أو تجعله ينفعل أو يشعر بعدم الراحة في الحديث معك.
• فيمكنك الابتسام في وجه من تحادثه وتبدأ الموضوع بالسؤال عنه وعن أحواله وتمدح فيه أو في تصرفاته الجيدة.

الثقة

الثقة بالنفس من مهارات التواصل الفعال، حيث إن الناس ينجذبون انجذابًا كبيرًا للواثقين بأنفسهم ويميلون لأفكارهم التي يعبرون عنها بثقة شديدة، حتى وإن كانت تلك الأفكار غير مذهلة.

تلقي التغذية الراجعة وتقديمها

إذا كنت تريد أن تقوم باتصال فعال فيجب عليك أن تتقبل جميع الانتقادات والتي تتمثل في التغذية الراجعة والرد بكل احترام على تلك الانتقادات الموجهة إليك وتقديم النصائح أيضًا إلى الأشخاص الذين يحتاجون إليها.

الوضوح واختيار نبرة الصوت المناسبة

يجب عليك التحدث مع الأشخاص الآخرين بصوت مسموع واختيار نبرة صوت تفي بالوضع والمكان الذي تتحدث فيه مع الأشخاص الآخرين وعدم رفع صوتك أثناء الانفعال، حيث يعبر عن قلة الاحترام وعدم تقبلك لكلام الآخرين والذي سيقطع الاتصال ولن يجعله فعالًا.

التعاطف

• فهم مشاعر الآخرين والتعاطف معهم من أهم مهارات الاتصال الفعال، فيجب عليك فهم الآخرين وتحليل كلامهم ومشاعرهم حتى لا تتحدث بكلمات تزعجهم أو تؤثر على مشاعرهم أو تحرجهم دون أن تعرف.
• كما يجب التعاطف مع الحزين حتى يشعر بالتحسن فتستطيع التحدث معه وإيصال رسالتك في وقتها المناسب وتلقى الرد المناسب.

اخترنا لك: عناصر الاتصال المرئي

الاحترام

• يجب أن تحترم الطرف الآخر في جميع جوانب الاتصال من حيث معرفة الوقت المناسب لبدء عملية الاتصال بينك وبينه أو الوقت المناسب للرد على كلامه.
• وذلك حتى تعطي لكل فرد الحق في إبداء رأيه دون مقاطعة كلامه، وهذا الأمر ينطبق على التواصل بين فرد أو عدة أفراد حتى يتم تبادل الاحترام فيما بينكم وتحقيق اتصال فعال.

فهم لغة الجسد

فهم لغة الجسد ضرورية ومهارة فريدة من مهارات الاتصال الفعال حتى إذا تحدث أمامك فرد أو عدة أفراد يمكنك أن تعرف مشاعرهم أو ما تقوله إشارات جسده من انفعالات أو غضب أو توتر، كما يجب عليك تعلم السيطرة على لغة جسدك أنت أيضًا حتى تتناسق مع كلامك الذي تلقيه على المستقبلين.

في نهاية الموضوع وعلى موقع مقال Mqall.org نكون قد وضحنا لكم أهم الطرق التي يمكن استخدامها في تحسين عملية الاتصال، وما هي المهارات التي يجب أن يمتلكها المحاور حتى يحصل على اتصال فعال وقادر على توصيل رسالته إلى الآخرين.

عليكم فقط مشاركة هذا الموضوع على جميع وسائل التواصل الاجتماعي.